При помощи специального уведомления отправитель сможет получить доказательство того, что письмо было получено адресатом. О правилах его составления поговорим в данной статье.
Что нужно для заполнения
Каждый гражданин имеет возможность отправить письмо с уведомлением. Для этого достаточно обратиться в ближайшее почтовое отделение и попросить соответствующий бланк. Здесь имеется возможность отправить, как простое письмо с уведомлением, так и заказное. Причем нужно учитывать страну-получателя. Если письмо отправляется за границу, используется форма CN 07. Если получатель находится в пределах РФ, понадобится заполнить форму 119. Оба бланка должны бесплатно выдаваться в почтовом отделении.
Бланк ф119 является двухсторонним листом. Логично предположить, что здесь должны присутствовать сведения не только о получателе, но и об отправителе. Ведь именно ему будет отправлено уведомление о получении. Для заполнения понадобится указать ФИО и адрес получателя и отправителя. По сути, сложного здесь ничего нет, так как в самом бланке все поля имеют соответствующие подсказки. Составителю лишь остается внести в них нужную информацию.
Конечно, при обычной переписке нет необходимости в таком уведомлении. Но без него не обойтись в тех ситуациях, когда отправитель должен иметь доказательства того, что адресат получил посылку или письмо. Это особенно важно, когда отправляются какие-то важные документы. Например, это могут быть претензии и требования. И если какие-то разногласия будут решаться в суде, уведомление о получении письма будет рассматриваться в первую очередь.
(Видео: “Почтовое уведомление о вручении”)
Как правильно заполнить уведомление о вручении заказного письма в 2023 году
Независимо от того, в какое отделение почты обратится отправитель, для заполнения будет предоставлена стандартная форма. В небольшом бланке можно увидеть следующие графы, предназначенные для заполнения:
- в верхней части нужно отметить, простое это письмо, или заказное;
- ниже имеется несколько вариантов типа посылки, в нужном необходимо поставить пометку;
- далее отправитель указывает свои ФИО и адрес. Именно по этому адресу будет направляться уведомление. В том случае, когда уведомление должен получить не отправитель, а какое-то другое лицо, нужно вписать его адрес и ФИО.
- далее идет поле, предназначенное для указания индекса.
Оборотная сторона заполняется по аналогичному принципу. Здесь также нужно указать тип отправления. Также заполняются сведения о получателе и другие необходимые строки. Если в этом процессе принимает участие юридическое лицо, в документе указывается не только его адрес, но и полное наименование.
Если адресат не имеет возможности лично получить отправление, он может наделить такими полномочиями своего представителя. Естественно, для этого на него заранее выписывается доверительный документ. Для таких ситуаций в бланке предусмотрена специальная строка. Здесь нужно указать, получено лично или по доверенности.
Конечно, при заполнении разрешается использовать компьютерный набор. Например, стандартный бланк достаточно скачать на нашем сайте. При помощи компьютера его можно заполнить, а затем распечатать. Таким образом, отправитель явится в отделение почты с уже готовым уведомлением. Если бланк получен на почте, естественно, заполнение осуществляется вручную. При этом необходимо использовать пасту темных тонов. Также следует позаботиться о том, чтобы все данные были указаны разборчиво. Для этого рекомендуется использовать печатные буквы. Не нужно переживать, что документ будет заполнен неправильно. Ведь почтовый работник обязательно проверит правильность его составления. При наличии ошибок он на них укажет.
Образец заполнения уведомления о вручении заказного письма
Скачать бланк и образец
Как происходит оформление бланка на почте
Как уже было сказано, попросить данный бланк можно в любом почтовом отделении. Здесь имеются поля, которые предназначены именно для заполнения отправителем. В бланке они обводятся жирной рамкой. Сюда и нужно внести всю необходимую информацию. После этого заполненный бланк передается почтовому сотруднику для проверки. Сотрудник должен присвоить документу номер, который и указывается в соответствующей графе. Затем ответственный работник ставит печать, получает оплату с отправителя.
Естественно, у отправителя на руках должно остаться подтверждение того, что данное письмо с уведомлением было отправлено. Работник почты выдает квитанцию. Если речь идет о заказном письме, в квитанции будет указан трек-номер. С его помощью отправитель сможет отслеживать процесс доставки письма. Также здесь указывается дата отправления. Обычно само уведомление прикрепляется с обратной стороны отправляемого конверта. Если здесь используется пластиковая упаковка, для бланка имеется специальный карман.
К конверту или пластиковой упаковке приклеивается специальная лента, на которой расположен штрих-код. Именно он и регистрируется в единой базе писем и посылок. С его помощью отправитель сможет узнавать, где находится отправление в данный момент. Благодаря такой услуге можно примерно подсчитать, когда отправление прибудет к получателю.
Получение письма: что нужно заполнить адресату
Прийти за письмом получатель должен в указанное почтовое отделение. Естественно, он обязан подтвердить свою личность, поэтому необходимо взять с собой гражданский паспорт. Получение посылки он должен будет подтвердить своим автографом. Кроме этого, понадобится подписать и уведомление, которое будет переслано обратно отправителю. При этом сотрудник почты, который выдает посылку, должен внести в извещение и свои отметки. Он указывает, кому передано отправление, когда оно было получено. Указывается, адресат получил письмо лично, или он для этого назначил своего представителя. В соответствующей строке получатель указывает свой адрес и ФИО.
После этих действий бланк снова подлежит проверке. Обычно этим занимается ответственный сотрудник почтового отделения, или его руководитель. Затем извещение отправляется обратно. Получая его на руки, отправитель имеет документальное подтверждение того, что письмо не просто доставлено, а было именно вручено адресату.
Наверняка каждый знает, что почтовые отправления могут теряться. Конечно, это можно назвать исключением из правил, но все-таки, такие случаи бывают. В такой ситуации отправитель может предъявить претензию почте. Ведь у него на руках будет квитанция, подтверждающая факт отправки письма. Также бывают ситуации, когда адресат получил отправление. Но уведомление о получении на обратном пути где-то затерялось. Несмотря на то, что отправитель будет знать, что письмо адресат получил, он имеет право также предъявить почте России претензию. Ведь и в таких ситуациях будет считаться, что почта не выполнила свои обязательства перед отправителем, а именно, не прислала ему уведомление о получении.