Практически все действия, выполняемые с товаром, сопровождаются специальной накладной, которая выполняет функцию первичного документа.
Форма
Конечно, любая организация имеет право разработать свой фирменный бланк, который будет использовать при оформлении накладных. Главное, чтобы здесь указывались все важные данные совершаемой сделки. Хотя в составлении собственного шаблона нет необходимости, ведь для оформления накладных вполне подходит стандартная, понятная и простая форма А5. Именно этот бланк принято использовать в большинстве случаев, если возникает необходимость оформить накладную. Здесь уже имеются все необходимые графы, которые остается заполнить соответствующими сведениями.
Кто составляет накладную формата А5
Когда товар продается, покупается, возвращается, или предоставляется какая-то услуга, дынный факт фиксируется в накладной А5. По сути, это своеобразный договор между участниками сделки. Накладная является документальным подтверждением ее совершения.
Оформлением данной накладной занимается лицо, несущее за товар материальную ответственность. До момента его передачи за продукцию отвечает именно компания-продавец, поэтому ее сотрудники должны оформить данный документ. Это может быть не только продавец, но и кладовщик, менеджер, другие сотрудники. Затем накладная направляется в бухгалтерию. На основе этого документа организация-продавец списывает товар со своего баланса, проводит другие нужные расчеты и действия.
На каком этапе отгрузки товара формируется накладная
Сложности процесса отгрузки товара видны только изнутри. Например, сначала компания-продавец проверяет его наличие на складке. Затем обрабатывается заявка, составляется лист комплектации, а товар транспортируется в зону сборки и упаковки. И после того, как будет осуществлена погрузка товара, ответственные лица занимаются оформлением документов.
Составлять накладную раньше, например, при получении заявки от покупателя, нецелесообразно. К примеру, на складе может не оказаться нужного товара с необходимой комплектацией. Но при этом накладная уже будет оформлена. В такой ситуации в ней просто теряется смысл. Также при комплектации и упаковке могут произойти повреждения товара, или обнаружение брака, что также неприемлемо. И только после того, как товар уже полностью скомплектован, упакован и подготовлен к отправке, ответственные лица могут заниматься оформлением накладной.
Порядок заполнения расходной накладной 2023 года
Накладная является основанием для выполнения бухгалтерских расчетов. При спорных ситуациях она становится юридически важным документом. Именно поэтому заполнять документ нужно в соответствии с правилами. Так, здесь недопустимы какие-либо ошибки и неточности. Делать исправления нельзя, не допускается использование корректора. Неправдивую информацию также лучше не вносить. При выявлении данного факта наказание понесет не только ответственное лицо, но и вся организация.
Условно документ можно разделить на три основные части: вводная, основная, завершающая. Вводной частью и является так называемая «шапка» документа. Здесь указывается название фирмы, которая отпускает товар, наименование компании-получателя. В случае с ИП, указывается его ФИО.
Также здесь должны быть указаны дата оформления и номер накладной. Не стоит забывать о том, что подобные сделки совершаются в рамках какого-то договора. Например, две компании заранее составляют договор поставки, купли-продажи и др. На основании этого договора и происходит отгрузка товара, соответственно, и оформление накладной. Поэтому в документе следует указать сведения об этом договоре.
Кроме этого, интересы одной из сторон может представлять доверенное лицо. Даже если это сотрудник компании, он также должен иметь доверенность от своего руководителя. Дата выдачи и номер доверительного документа также нужно указать в накладной. Далее идет основная часть, которая представлена в виде таблицы. В ней достаточно удобно отображать все необходимые данные.
Состоит таблица из следующих столбцов:
- Порядковый номер.
- Название отпускаемой продукции.
- Единицы измерения.
- Количество.
- Стоимость.
- Сумма.
Как правило, такой информации вполне достаточно, чтобы отобразить сведения о товаре. Однако в том случае, если нужно указать какие-то дополнительные сведения, количество разделов можно увеличить. Например, можно дополнительно указать вид, категорию, сорт, назначение, упаковку, особенности и другие данные. Логично предположить, что размер таблицы напрямую зависит от количества передаваемых товаров. Под таблицей прописывается общая сумма, и сколько всего товаров было в нее внесено.
Далее идет заключительная часть документа. Она предназначена для проставления автографов ответственными лицами. Здесь нужно указать, кто сдал товар, а кто его принял. Автографы должны сопровождаться расшифровками.
Нет острой необходимости строго придерживаться имеющегося бланка. При необходимости без проблем можно увеличить количество столбцов, что позволит максимально точно описать товар. Но при этом нужно помнить, главная информация, касающаяся данной сделки, должна здесь присутствовать обязательно. Накладная должна быть оформлена в двух экземплярах. Они подписываются обоими участниками сделки. Каждая сторона должна получить на руки по одному экземпляру.
Скачать бланк и образец накладной формата А5
Особенности оформления в электронном виде
При составлении накладной вовсе не обязательно использовать рукописный вариант. Данный документ может быть оформлен и в электронном виде. Однако необходимо помнить про особенности такого документа. Так, электронная накладная составляется в единственном экземпляре. Кроме этого, необходимо использовать электронные автографы. Подписать документ должны представители обеих сторон.
Особенности хранения
Законодательство не выдвигает каких-то особых требований, связанных с учетом накладных. Именно поэтому порядок их хранения определяется руководителями. Как правило, оптимальное решение подбирается благодаря сложившейся практике на конкретном предприятии. Таким образом, руководитель имеет право самостоятельно определять, как учитывать, и сколько хранить подобные документы.