Каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Для сотрудников это приятное событие, но работникам бухгалтерии в сезон отпусков приходится несладко. Перед выходом сотрудника в оплачиваемый отпуск необходимо составить записку-расчет о предоставлении отпуска. Заполняется она по унифицированной форме Т-60. О правилах и нюансах оформления этого документа поговорим ниже.
Для чего применяется записка-расчет
По сути, записка-расчет о предоставлении отпуска работнику является документом, на основании которого выполняется расчет и выплата отпускных. Расчеты начисления отпускных средств прописываются в этой записке. Поэтому работник тут же имеет возможность убедиться в правильности расчетов. Вместе с этим документом оформляется и распоряжение о предоставлении очередного отпуска. В записке указывается период работы, за который сотрудник имеет право взять оплачиваемый отпуск. Отмечается продолжительность самого отпуска и другая сопутствующая информация.
Что касается унифицированного бланка Т-60, то нельзя назвать его строго обязательным. Организации имеют право на его основе разработать и утвердить свой фирменный бланк. Однако необходимо помнить, здесь обязательно должны присутствовать все важные сведения, которые считаются необходимыми для данного документа.
Внимание стоит обратить еще на одну особенность. Если сотрудник увольняется, но у него имеется неиспользованный отпуск, ему полагается компенсация. При ее расчете записка-расчет Т-60 не учитывается, так как для этих целей имеется другой специальный бланк.
После того, как бухгалтерский отдел подготовит платежные документы для выплаты отпускных, записка подшивается к другой документации, которая подтверждает платежи и расчеты за определенный период.
(Видео: “Оформляем предоставление отпуска работнику СНТ.”)
Кто заполняет записку-расчет Т-60
Условно бланк Т-60 делится на два основных раздела. Первый предназначен для отображения всей подробной информации о сотруднике. Естественно, заполнением этой части должен заниматься работник компании, у которого имеется доступ к персональным сведениям. Обычно это делает сотрудник кадрового отдела. Второй раздел включает в себя сведения о расчетах и суммах, которые полагается выплатить работнику. За заполнение этого раздела ответственным считается бухгалтерский отдел.
За сколько времени до отпуска нужно оформить записку
Точных сроков, в течение которых данная записка должна быть оформлена, законом не назначено. Однако в Трудовом кодексе четко говорится, что отпускные сотрудник должен получить не меньше, чем за три дня до начала отпуска. Но бывает так, что работник подает заявление об отпуске, и сразу же в него уходит. В этом случае он должен получить выплату в течение трех дней после подачи заявления. Кроме этого, закон обязывает работодателя предупреждать сотрудника о предстоящем очередном оплачиваемом отпуске за две недели.
Учитывая требования законодательства, можно сделать вывод, записка-расчет может составляться за две недели до начала отпуска. Крайним сроком считается три дня до первого дня отпуска. Обычно точный период оформления записки определяется индивидуально на каждом предприятии. На это во многом влияют особенности компании и график работы сотрудника. Обычно руководитель фиксирует внутренними документами, когда именно нужно оформлять данный документ.
Основанием для составления такой расписки могут являться график отпусков, принятый в организации, или приказ директора о предоставлении отпуска. Как уже было сказано, за две недели перед отпуском работник кадрового отдела должен сообщить сотруднику об отпуске. При этом работник должен дать свое согласие пойти в ежегодный отпуск. Для этого он ставит свою подпись в записке.
Как заполнить записку-расчет о предоставлении отпуска работнику в 2023 году
Каких-то сложностей с составлением данного документа обычно не возникает. По сути, это достаточно простая и интуитивно понятная форма. В самом бланке имеются подсказки, которые можно использовать при заполнении. Хотя практика показывает, все-таки нередко здесь допускаются ошибки. Чтобы их избежать, рекомендуется оформлять документ максимально внимательно.
Заполнение лицевой стороны Т-60
Эта часть формы содержит следующие пункты:
- Название компании с отображением ее организационно-правовой формы.
- Обычно внутренним документооборотом записке присваивается номер, который также нужно указать.
- Сведения о будущем отпускнике: структурное подразделение, в котором он трудится, ФИО, занимаемая должность, табельный номер.
- Рабочий период, за который полагается оплачиваемый отпуск. Указывается продолжительность отпуска. Обычно за один рабочий год полагается 28 дней отпуска. Хотя нужно понимать, работник может брать не сразу весь отпуск. При некоторых обстоятельствах он может быть продлен. Нужно четко указать, когда отпуск начинается, и когда заканчивается.
- В бланке имеется место, используемое в тех ситуациях, когда речь идет о внеплановом отпуске. Например, это может быть учебный или дополнительный отпуск. В этом случае нужно заполнить соответствующую строку. Здесь также следует указать период отпуска и основание.
- В нижней части первой страницы сотрудник, вносимый данные сведения, должен поставить автограф с расшифровкой. Обычно это работник кадрового отдела.
Заполнение оборотной стороны формы Т-60
Этот раздел заполняется бухгалтерским отделом. Он считается основным, так как здесь содержатся все расчеты. По сути, именно здесь работник сможет увидеть, какая сумма ему полагается перед уходом в отпуск. Здесь имеется таблица, в которую необходимо вписать информацию о зарплате за последний год. Причем доходы расписываются по месяцам. Также указывается, за сколько рабочих дней насчитывается отпуск. Высчитывается средняя дневная зарплата.
Ниже идет таблица с названием «Начислено». Здесь будущий отпускник сможет увидеть все расчеты и начисления. Если сотруднику полагаются какие-то дополнительные выплаты, об этом необходимо также указать, используя соответствующие столбцы. В столбике № 15 указывается общая сумма начислений. Однако из них еще нужно вычесть подоходный налог. И уже остаток прописывается в столбце № 23. По сути, это и есть та сумма, которую работник должен получить на руки. Сумма должна быть указана не только цифрами, но и прописью. В нижней части бухгалтер, который выполнял данные расчеты, проставляет автограф с расшифровкой.
Образец заполнения записки-расчета о предоставлении отпуска работнику
Скачать бланк и образец 2023 года
Какие расчеты включаются в записку-расчет
В зависимости от ситуации, этот документ может содержать разные расчеты, например:
- зарплата или ее остаток, который не был выплачен за предыдущий месяц;
- отпускные, которые рассчитываются в соответствии с законодательством;
- если нормативными актами и положениями организации предусматривается материальная помощь или дополнительные выплаты, они также здесь учитываются;
- премии, который сотрудник заработал, но не получил до отпуска;
- если отпуск берется из-за травмы или болезни, сотруднику может полагаться пособие, связанное с тем, что он временно не имеет возможности работать;
- возможны какие-то другие выплаты, предусмотренные на законодательном уровне.
Бывают ситуации, когда записка-расчет может иметь некоторые приложения в виде дополнительных документов. Обычно это необходимо для правильного отображения выполненных расчетов.
(Видео: “Расчет рабочего периода для отпуска – Елена Пономарева”)
Например, это могут быть:
- – приказ о предоставлении отпуска, где указан точный его период;
- – зарплатные ведомости за каждый месяц предыдущего года;
- – приказ, согласно которому сотруднику необходимо выплатить дополнительно материальную помощь;
- – документы, согласно которым часть отпускных удерживается. Это может быть решение суда или заявление самого сотрудника. Обычно так бывает, когда работник погашает материальный ущерб, нанесенный предприятию, или погашает задолженность по алиментам.