Справка кассира-операциониста, составленная по форме КМ-6, является отчетным документом. Оформляя его, ответственный сотрудник подсчитывает кассу за смену или рабочий день. Кассир обязать ежедневно составлять данную справку. Как это правильно сделать, расскажем ниже.
Для чего необходима форма КМ-6
По сути, справка кассира-опрациониста это отчет о выполненной работе. Здесь указывается не только размер выручки, полученной за смену. Дополнительно в документ вносятся показания ККТ. Чтобы подтвердить сведения, указанные в справке, необходимо к справке приложить расходные и кассовые документы. Оформив данный документ, кассир обязан передать его руководителю вместе с выручкой. Бывает так, что деньги передаются инкассаторам или банковскому работнику. При этом в документе необходимо поставить подтверждающую отметку.
Однако необходимость отчитаться перед руководителем – это не единственная причина, по которой оформляется данная справка. Когда организация подвергается проверкам со стороны контролирующих органов, данный отчет обязательно будет проверяться. Благодаря этому проверяющие структуры имеют возможность контролировать получаемую выручку. Кроме этого, сведения из данной справки используются при составлении сводного отчета, в котором фиксируются доходы организации и состояние контрольно-кассовой техники.
(Видео: “Подшивка Z-отчетов ККТ оформление справки КМ-6”)
Правила ведения
Для оформления справки-отчета необходимо использовать унифицированный бланк КМ-6. Отклонения от этой формы приравниваются к ошибкам. Соответственно, контролирующие структуры могут применить штрафные санкции.
Как уже было сказано, данный документ оформляется ежедневно. Делать это нужно в конце рабочей смены или трудового дня. Категорически запрещено составлять справку сразу за несколько дней. Это также будет считаться ошибкой с соответствующими последствиями. Документ передается вместе с выручкой. Она может сдаваться в банк, директору, главному кассиру.
К заполнению этого документа внимательно должны отнестись ИП. Многие считают, так как они работают на себя, нет острой необходимости использовать данный бланк. Однако это не так. Унифицированная форма КМ-6 обязательная для всех. Не стоит забывать указывать номера производителя и регистрации ККТ.
Также внимание следует обратить на столбик №4. Сюда вносится информация только в том случае, если кассир применяет старые модели ККТ. Если компания использует новые аппараты, которые были поменяны за последний год, то четвертый столбец следует оставлять незаполненным.
Как правильно заполнить справку-отчет кассира операциониста в 2023 году
Как сказано выше, наличие ошибок в заполнении данного документа может привести к применению штрафных санкций.
Чтобы с этим не возникло проблем, рекомендуется придерживаться общих правил заполнения:
- В верхней части документа указывается название организации. Также здесь прописывается фактический или юридический адрес. Здесь принципиальной разницы нет. Главное, на что нужно обратить внимание, во всех документах нужно прописывать один и тот же адрес.
- Указывается номер телефона компании.
- В полях ИНН и ОКУД прописываются соответствующие коды.
- Если нет структурного подразделения, этот пункт остается пустым.
- Информация о ККТ вводится в соответствующую графу.
- Внимательно нужно заполнять пункты «Кассир» и «Смена».
- Ниже указывается номер отчета, дата его составления. Также здесь отмечается время работы, за которое составляется отчет.
На этом вводная часть считается завершенной. Далее идет табличный раздел документа. Унифицированная форма содержит подсказки, с помощью которых можно вносить нужные сведения. Таблица представлена столбцами, которые заполняются необходимыми данными.
В соответствующих столбцах прописываются:
- Порядковый номер счетчика.
- Номер отдела, и если есть, номер секции.
- Четвертый столбец остается пустым, если используется новая ККТ.
- Прописываются показания счетчика, как вначале рабочего дня, так и в конце.
- Суммы выручки и возврата.
- ФИО кассира-операциониста, и его подпись.
Под таблицей есть пункт «Итого», где указывается общая сумма выручки. Ниже эту сумму нужно продублировать прописью. В бланке имеется пункт «Принята и оприходована…». Обычно здесь ничего не пишется. Данная строка заполняется крайне редко, когда оформляется приходный ордер.
Если деньги передаются в банк, об этом обязательно должна присутствовать соответствующая отметка. Указывается название банка, р/с. Если деньги передаются старшему кассиру, эта строка остается пустой. Пункт «Квитанция №» также заполняется только в том случае, если оформляется приходный ордер.
В самой нижней части документа имеются строки, предназначенные для проставления автографов и расшифровок.
Образец заполнения формы КМ-6
Скачать бланк и образец 2023 года
Как внести исправления
Невнимательность, халатность и отсутствие опыта часто становятся причиной того, что в справке допускаются ошибки. Например, вместо ИНН организации кассир вписывает свой собственный код. Нередко ошибки возникают в числовых значениях именно из-за элементарной невнимательности. В дате, сумме и других важных сведения не должно быть ошибок.
Крайне редко, но все-таки бывает, что появляются опечатки в самом бланке. Конечно, за них кассир не отвечает, соответственно, штрафовать его не будут. Но при наличии недостоверной информации, которую операционист вносил лично, он может быть наказан. После заполнения кассир обязательно должен проверить правильность составления документа.
Вообще, закон разрешает вносить изменения в документы, которые оформлены в бумажном виде. Здесь следует применять общепринятое правило исправления ошибок в официальных документах. Так, неверная информация перечеркивается одной линией. Сверху указываются нужные данные. Составитель должен заверить такое исправление своей подписью. Также необходимо прописать, когда именно были внесены данные корректировки. Хотя практика показывает, при обнаружении нескольких ошибок многие операционисты просто используют новый бланк.
Срок хранения
Данная справка-отчет относится к первичной документации. Она является документальным подтверждением расчетов, выполненных с использованием кассовых аппаратов. Когда в организации устраивают проверки, контролирующие органы требуют предъявлять и справки кассира-операциониста. Соответственно, данные справки должны храниться на предприятии в соответствии с правилами хранения первичной документации, т.е. в течение пяти лет. После этого срока справка считается недействительной и подлежит утилизации.
Что делать с формой КМ-6 после заполнения
После того, как операционист заполнит справку по форме КМ-6, он должен передать ее старшему кассиру вместе с выручкой. Затем главный кассир передает отчет бухгалтеру или генеральному директору. Нередко в штате организации главный кассир отсутствует. В этом случае операционист должен передать справку напрямую руководителю.
Что касается индивидуальных предпринимателей, то многие из них сами для себя являются бухгалтерами, кассирами, операционистами и руководителями. После того, как ИП оформляет данную справку, он сразу передает ее в банк.
Можно ли не заполнять форму КМ-6
При проверке организации контролирующие органы обязаны проверять справки кассиров-операционистов. Однако на практике дела обстоят немного иначе. Вообще, многие проверяющие игнорируют это правило, и просто не требуют предъявлять данные отчеты. Таким образом, многие приходят к выводу, что в оформлении данного документа нет острой необходимости. Конечно, практика показывает, некоторые компании и ИП обходятся без справок.
Но нужно понимать, так не может продолжаться бесконечно. Если проверяющие не запрашивают документ, это вовсе не означает, что его можно не оформлять. Нет никакой гарантии в том, что при следующей проверке руководителя попросят предъявить справки кассира-операциониста. Отсутствие таких документов считается отягчающим обстоятельством. Компания, а именно ее руководитель, не сможет избежать проблем. Он будет оштрафован. Но при этом он возложит всю вину именно на кассира-операциониста, ведь заполнение данной справки КМ-6 является его обязанностью. Отсюда можно сделать вывод: несмотря на то, что многие организации не заполняют форму КМ-6, пренебрегать этим правилом не рекомендуется.
В 2017 году в правила ведения данной справки были внесены некоторые изменения. Здесь нужно учитывать разъяснения Налоговой инспекции. Так как многие современные организации стали использовать онлайн-кассы, операционист может не заполнять данную справку-отчет. Объясняется это тем, что все сведения о сделках, проведенных при помощи ККТ, сохраняются в личном кабинете на сайте ФНС. И при необходимости данный документ можно распечатать в любой момент.